Indledning
Denne whistleblowerordning vedrører indberetninger af adfærd udvist i strid med "FOA's Kodeks for adfærd", og den må benyttes af alle.
Der kan indberettes om adfærd udøvet af politisk valgte eller tillidsvalgte. Det omfatter FOA's politiske ledelse, FOA's hovedbestyrelse, kongresdelegerede i deres valgperiode, alle politisk valgte i FOA's fagforeninger samt FOA's tillidsrepræsentanter. Disse er alle omfattet og forpligtet af "FOA's kodeks for adfærd".
Ordningen bliver administreret af SIRIUS advokater.
Inden du indberetter en klage over en tillidsrepræsentant, er det vigtigt, at du grundigt læser denne vejledning, "FOA's Kodeks for adfærd" og "Retningslinjer for behandling af whistleblowerindberetninger", der alle fremgår som selvstændige punkter i menuen i venstre side på portalens hjemmeside.
Her kan du nemlig bl.a. finde nærmere oplysninger om, hvad du kan indberette til ordningen, hvordan din indberetning bliver håndteret, samt hvordan dine personoplysninger håndteres og anvendes, herunder hvordan de eventuelt vil indgå i videre sagsbehandlingsskridt i forbindelse med håndteringen af din indberetning mv.
Hvad kan jeg indberette?
Der kan ske rapportering af overtrædelser af "FOA's Kodeks for adfærd". som er udøvet af politisk valgte og tillidsvalgte i FOA.
Det er i kodekset præciseret, at spørgsmålet om, hvorvidt en handling opfattes som nedværdigende, afhænger af modtageren, og det er derfor uden betydning, om den udøvende selv finder den givne handling undskyldelig. Samvær på en tillids- og respektfuld måde betyder også, at samvær skal ske fri for krænkende handlinger i form af sexchikane og/eller mobning, herunder også krænkende handlinger begrundet i køn, religion, etnicitet, seksuel orientering, politisk overbevisning mv.
Det er endvidere præciseret, at rusmidler af enhver slags er aldrig en undskyldning for krænkende adfærd.
"FOA's Kodeks for adfærd" gælder for alle situationer med samvær i FOA-regi, ligesom kodekset gælder for situationer med samvær uden for FOA-regi, hvis en tillidsvalgt optræder som repræsentant for FOA, agerer i varetagelse af FOA's interesser og optræder på en måde, der kan skade fagbevægelsen/FOA og/eller FOA's omdømme.
For tillidsrepræsentanter gælder, at adfærd i nogle situationer kan høre under bestemmelserne i dette kodeks, men at der også kan være adfærd, der falder under almindelige ansættelsesretlige forhold. Det vil blive vurderet konkret i hver enkelt situation, om FOA har en handlepligt i forhold til en tillidsrepræsentant.
Hvordan skal jeg indberette?
Indberetninger skal ske elektronisk via denne whistleblowerportal.
Din indberetning bliver håndteret og vurderet af SIRIUS advokater, der sørger for, at du modtager bekræftelse på modtagelse.
I forbindelse med rapportering til whistleblowerordningen bedes du oplyse følgende:
- En beskrivelse af forholdet
- Hvem der er involveret
- Hvem der er bekendt med forholdet ud over de involverede
- Om der foreligger dokumentation for forholdet
Det er kun SIRIUS advokater, der har adgang til indberetningerne i systemet.
Hvis SIRIUS advokater vurderer, at din indberetning falder udenfor ordningen, vil du blive orienteret herom.
Øvrige rapporteringsmuligheder:
Som alternativ til rapportering via denne whistleblowerordning kan der rettes direkte henvendelse til bestyrelsen i den berørte fagforening, som vil forestå håndteringen af eventuelle rapporteringer om overtrædelser af dette kodeks.
Må jeg være anonym?
Ja du må gerne rapportere anonymt. Du skal dog være opmærksom på, at anonyme rapporteringer kan begrænse mulighederne for at få et forhold tilstrækkeligt belyst og kan dermed begrænse muligheden for at undersøge forholdet samt sanktionere brud på FOA's adfærdskodeks
Hvem behandler min indberetning?
Din indberetning bliver i første omgang håndteret og vurderet af SIRIUS advokater, der sørger for, at du modtager bekræftelse på modtagelse.
SIRIUS advokater screener/afdækker indledningsvist, hvorvidt der er rapporteret om et forhold, der vedrører dette kodeks og dermed er omfattet af whistleblowerordningen. Bestyrelsen orienteres herom. Medmindre andet aftales, udarbejder et hos SIRIUS advokater separat nedsat advokatteam en kort redegørelse over det rapporterede forhold.
Whistleblowerordningen håndteres og administreres af SIRIUS advokater ved følgende:
- Advokat Helle Nøhr Larsen
- Advokat Laura Fedders Christensen
Kontaktoplysninger på advokaterne, der håndterer og administrerer ordningen, fremgår af selvstændigt punkt i menuen i venstre side på portalens hjemmeside: ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.
Bestyrelsen i den omhandlede fagforening behandler dernæst indkomne rapporteringer, jf. også nærmere herom i "FOA's Kodeks for adfærd", som fremgår som selvstændigt punkt i menuen i venstre side på portalens hjemmeside.
Det er den til enhver tid siddende bestyrelse, der behandler henvendelser,. Anmelderen kan ikke bede om, at det alene er enkelte/bestemte medlemmer af bestyrelsen, der behandler det rapporterede forhold, men kan påpege mulige habilitetsudfordringer overfor SIRIUS advokater. Medlemmerne af bestyrelsen vil i forbindelse med hver enkelt rapportering blive bedt om at forholde sig til, hvorvidt medlemmer af bestyrelsen er inhabile i behandlingen af rapporteringen, herunder også at være opmærksom på og om nødvendigt påpege eventuelle inhabilitetsproblemer hos sig selv i forbindelse med behandlingen af en rapportering. Hvis et medlem af bestyrelsen er inhabil, vil medlemmet ikke deltage i behandlingen af rapporteringen.
Beslutninger i forbindelse med indberetninger til bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Hvordan behandles min indberetning?
Bestyrelsen gennemgår og drøfter den indkomne rapportering og den eventuelt modtagne redegørelse fra SIRIUS advokater
Bestyrelsen vil herefter hurtigst muligt iværksætte en afklaring af det/de konstaterede forhold med henblik på at undersøge, hvad der faktuelt er passeret, og om det vurderes påkrævet at iværksætte yderligere undersøgelser. Bestyrelsen kan anmode SIRIUS advokater om bistand i afdækningsforløbet.
Afklaringsforløbet vil afhænge af den enkelte rapporterings karakter og omfang, men vil typisk indeholde følgende:
- Dialog (i form af interview, møde mv.) med den, der har foretaget en rapportering, med henblik på at få en udførlig beskrivelse af hændelsesforløbet.
- Dialog med den, rapporteringen er rettet imod, der vil blive præsenteret for rapporteringen med henblik på at afklare, om vedkommende kan tilslutte sig beskrivelsen af det rapporterede forhold.
- Dialog med eventuelle vidner til det rapporterede forhold.
Det er vigtigt, at begge sider af det rapporterede forhold beskrives. Alle involverede parter har ret til en fair og saglig behandling. Alle involverede har mulighed for at medbringe en bisidder til interviews/møder i forbindelse med afklaringsforløbet.
De involverede vil som udgangspunkt løbende blive orienteret om processen, herunder den forventede tidsmæssige udstrækning heraf.
Ethvert afklaringsforløb har som formål, at både den, der har foretaget en rapportering, og den, der er rapporteret om, oplever en proces, hvor begge parter under trygge rammer har haft lejlighed til at fremkomme med deres synspunkter.
Mulighed for mægling:
Såfremt bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan bestyrelsen som led i afklaringsforløbet iværksætte mægling mellem de involverede parter med henblik på en drøftelse af, hvad der er sket. Mægling er baseret på frivillighed og vil derfor forudsætte tilslutning fra de involverede parter. Oplysninger afgivet/modtaget som led i et mæglingsforløb må ikke anvendes i anden sammenhæng.
Er der sikret fortrolighed?
Sager om krænkende adfærd forudsætter, at de involverede, inklusive disses eventuelle bisiddere, udøver fuld diskretion med henblik på beskyttelse af de involveredes værdighed og privatliv. Alle involverede parter, herunder bestyrelsen og SIRIUS advokater, behandler alle rapporteringer og modtagne oplysninger forbundet hermed strengt fortroligt.
Hvordan kommunikerer jeg med dem, der behandler klagen?
Når du foretager en indberetning, opretter du samtidig en kommunikationskanal, og du vælger selv et password. Du bruger dette, når du logger ind i systemet for at se, om der er stillet spørgsmål til dig.
Du må ikke med vilje indberette noget urigtigt
De oplysninger, som du afgiver i en indberetning, skal afgives i god tro. Du må ikke bevidst give urigtige eller vildledende oplysninger.
Åbenlyst grundløse anmeldelser vil ikke blive undersøgt nærmere. Åbenlyst grundløse anmeldelser foretaget i chikanøst øjemed kan optages til undersøgelse af bestyrelsen, og der kan indstilles til sanktionering af anmelderen.
Behandling af personoplysninger
Læs mere om behandling af dine personoplysninger i "Retningslinjer for behandling af whistleblowerindberetninger" og i SIRIUS advokaters privatlivspolitik: www.siriusadvokater.com/privatlivspolitik