1.             BEHANDLINGENS KARAKTER  

Sager om krænkende adfærd forudsætter, at de involverede, inklusive disses eventuelle bisiddere, udøver fuld diskretion med henblik på beskyttelse af de involveredes værdighed og privatliv. Alle involverede parter, herunder bestyrelsen og SIRIUS advokater, behandler alle rapporteringer og modtagne oplysninger forbundet hermed strengt fortroligt. 

Håndtering af indberetninger foretaget i denne whistleblowerordning kan således indebære behandling af en lang række personoplysninger, herunder eventuelle følsomme oplysninger om seksuelle forhold.

I det følgende redegøres nærmere for formålet med og lovgrundlaget for behandlingen, samt også for dine rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.


2.              DATABESKYTTELSE

2.1           Dataansvarlige og databehandler i ordningen

SIRIUS advokater er ansvarlig for at sikre tilstrækkelig sikkerhed vedrørende de personoplysninger og de indberetninger, som SIRIUS advokater modtager, ligesom SIRIUS advokater som dataansvarlig står inde for, at behandlingen lever op til forudsætningen om uafhængighed og fortrolighed samt til kravene i databeskyttelsesreglerne.

SIRIUS advokaters behandling af personoplysninger har alene til formål at tage juridisk stilling til og yde rådgivningsbistand i forbindelse med indberetninger, der modtages via whistleblowerordningen. SIRIUS advokater træffer også selv beslutning om, hvilke personoplysninger der skal slettes, videregives mv. Behandlingen af oplysninger i forbindelse med rådgivningen sker ikke efter instruks fra eller godkendelse af FOA.

FOA er samtidig selvstændig dataansvarlig for den behandling af oplysninger, der foretages af FOA selv i forbindelse med indberetninger modtaget via denne whistleblowerordning.

Den systemmæssige behandling af personoplysninger foretages af LegalSys på vegne af FOA, og der er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne indgået en databehandleraftale mellem FOA og LegalSys.

SIRIUS advokater og FOA har som hver for sig dataansvarlige pligt til at sikre, at behandling af personoplysninger lever op til databeskyttelseslovgivningen, herunder

  • at sikre lovligt behandlingsgrundlag
  • at sikre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til de aktuelle risici af varierende sandsynlighed og alvor for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder
  • at oplyse registrerede om, at der behandles personoplysninger, medmindre dette efter de gældende regler (eksempelvis på grund af en verserende undersøgelse) kan undlades,
  • at give registrerede ret til indsigt i behandling af personoplysninger om de pågældende, medmindre dette efter de gældende regler kan undlades (jf. ovenfor om verserende undersøgelse), og
  • at indberette databrud og om nødvendigt orientere de registrerede herom


Der henvises i øvrigt til SIRIUS advokater almindelige forretningsbetingelser og privatlivspolitik på SIRIUS advokaters hjemmeside: www.siriusadvokater.com. Derudover henvises der til Advokatsamfundets vejledning af marts 2025 om advokatens behandling af personoplysninger.

For FOA behandling af personoplysninger henvises til forbundets privatlivspolitik for behandling af personoplysninger på www.foa.dk.

 

2.2           Det lovlige grundlag for behandling af personoplysninger

Almindelige personoplysninger

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, litra f, hvorefter der må foretages behandling af personoplysninger, når det sker i henhold til virksomhedens legitime interesser i at behandle de oplysninger, der er anført i en indberetning, og disse interesser anses at overstige de registreredes interesse i ikke at være genstand for behandling eller dennes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Følsomme personoplysninger

For så vidt angår indberetninger, der indeholder – og/eller efterfølgende forudsætter behandling af –følsomme oplysninger (herunder oplysninger om seksuelle forhold) er behandling af disse oplysninger i udgangspunktet forbudt efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1. Behandling kan imidlertid ske, hvis det er nødvendigt med henblik på at fastlægge et retskrav, jf. artikel 9, stk. 2, litra f.

Det fremgår af § 15 i FOA's vedtægter, at afdelingerne kan ekskludere et medlem, som handler i strid med forbunds- eller afdelingslovene, eller som bevidst udviser illoyal optræden.

Derfor kan en indberetning indebære fastlæggelsen af et retskrav, som udspringer af den indberettedes medlemskab af FOA, sammenholdt med de reaktionsmuligheder i forhold til FOA's medlemmer – herunder tillidsrepræsentanter – som FOA's vedtægter indeholder.

Oplysninger om strafbare forhold

Indberetninger, der indeholder – og/eller efterfølgende forudsætter behandling af – oplysninger om strafbare forhold, behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., hvorefter private må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede.

 

2.3           Sikkerhed og opbevaring af data

SIRIUS advokater har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til nødvendig sikring af alle personoplysninger, der behandles som led i whistleblowerordningen. Derudover anvender SIRIUS advokater alene databehandlere, som har minimum samme sikkerhedsniveau ved behandling af personoplysninger som SIRIUS advokater selv.

Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold.

Der gælder ikke en fast frist for, hvor længe indberetninger må opbevares. Det vil dog ikke være nødvendigt at opbevare indberetninger, der viser sig oplagt grundløse. Viser en indberetning sig at være grundløs, vil SIRIUS advokater derfor sikre, at alle oplysninger knyttet hertil slettes straks efter konstateringen heraf.

Tilsvarende vil oplysningerne knyttet til en indberetning, der falder udenfor whistleblowerordningen, blive slettet umiddelbart efter, at indberetteren er blevet underrettet om, at indberetningen ikke er omfattet af ordningen, medmindre der er grund til at tro, at det indberettede forhold sammenkædet med sandsynlige senere indberetninger om samme vil opfylde kriterierne for at være omfattet af ordningen.

Hvis indberetningen falder indenfor whistleblowerordningen, vil indberetningen og personoplysningerne i indberetningen blive opbevaret i en hos SIRIUS advokater oprettet sag med henblik på at undersøge forholdet nærmere, og sagen vil herefter vil blive opbevaret i overensstemmelse med SIRIUS advokaters databeskyttelsespolitik.

Hvis indberetningen giver grundlag for reaktioner i overensstemmelse med FOA's vedtægter, vil sagen blive overdraget til Bestyrelsen og dernæst følge FOA's sletteprocedurer.

Perioden for henholdsvis SIRIUS advokaters og FOA's opbevaring af personoplysninger indeholdt i en indberetning vil herefter afhænge af indberetningens karakter og dermed bero på en konkret vurdering.

 

2.4           Orientering til den indberettede

Den person, der foretages indberetning om til whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 14 på tidspunktet for modtagelsen af indberetningen få meddelelse om behandlingen af oplysninger om den pågældende.

Det gælder dog ikke, hvis meddelelse til den indberettede efter omstændighederne må udskydes af hensyn til undersøgelsen/efterforskningen eller til en væsentlig og berettiget interesse hos FOA eller hos indberetteren, som i den konkrete situation vurderes at overstige hensynet til den pågældende.

Hvis ikke sådanne hensyn foreligger, vil den indberettede modtage orientering, der opfylder kriterierne fastlagt i databeskyttelsesforordningen – herunder bl.a. at der er indberettet oplysninger om vedkommende og hvem der får adgang til oplysningerne samt formålet med behandlingen og de legitime interesser, der begrunder den. Derudover vil vedkommende blive orienteret om eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne, hvilket eksempelvis vil være tilfældet, hvis indberetningen giver anledning til en politianmeldelse.

 

2.5           De registreredes rettigheder

Alle registrerede, om hvem der behandles oplysninger i whistleblowerordningen (altså både dem, der foretager indberetninger, dem, der indberettes om, samt alle øvrige, der måtte indgå i en indberetnings faktiske beskrivelser) har en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.

Hvis man ønsker at gøre brug af disse rettigheder, kan man tage kontakt til SIRIUS advokater eller til Bestyrelsen i sin afdeling vedrørende indsigt, berigtigelse, blokering, ændringer eller sletning af oplysninger, der vedrører dem selv.

SIRIUS advokater henholdsvis Bestyrelsen vil tage stilling til, om og i givet fald i hvilket omfang eventuelle anmodninger om indsigt, berigtigelse, blokering eller sletning kan og skal imødekommes efter gældende regler. 

De registrerede har endvidere ret til at klage over behandling af deres personoplysninger i forbindelse med FOA's whistleblowerordning. En sådan klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 33193200, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.

 

3.              SPØRGSMÅL

Spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan stilles til SIRIUS advokater. Kontaktoplysninger fremgår af selvstændigt punkt i menuen i venstre side på portalens hjemmeside: ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.